In che modo affrontare i “buchi” in poltrona per i pazienti che non si presentano alla visita o la disdicono?

Rifletto spesso su questo argomento, perché mi piacciono le cose ben organizzate e la precisione dei pazienti riguardo i propri appuntamenti è una delle variabili impazzite con cui ci si deve spesso confrontare.

Ma l'aspetto peggiore di questa situazione è che ne deriva un danno economico, laddove una visita genera un introito per lo studio che si trasforma in perdita nel momento in cui una postazione rimane vuota.

Ogni professionista affronta la soluzione di questa problematica con i sistemi più diversi, dalle telefonate di promemoria ai messaggi di testo o su WhatsApp. Se è vero che spesso queste pratiche riducono il problema, è anche vero che ne deriva un impegno di risorse maggiore con conseguente appesantimento del carico di lavoro su figure professionali all'interno dello studio, laddove invece si va alla costante ricerca di flussi di lavoro snelli e razionali che ottimizzino l'efficienza economica e organizzativa dell'intera struttura.

Quindi avviene che in uno studio odontoiatrico con flussi di lavoro consolidati, si decida di inserire una nuova routine da assegnare ad uno o più collaboratori per limitare gli imprevisti in agenda. Questo significa trovare lo spazio ed il tempo in una giornata tipo, già di per se strutturata e ricca di impegni e scadenze, per effettuare quello che a tutti gli effetti è un doppio lavoro improduttivo il cui unico scopo è limitare il danno derivante dalla mancata occupazione di una postazione che altrimenti resterà vuota.

Una soluzione efficace sarebbe prendere spunto dalle procedure delle compagnie aeree che gestiscono le prenotazioni ed il rapporto con il passeggero tramite sistemi digitalizzati di promemoria e gestione delle liste d’attesa, cercando di operare sempre con la massima occupazione possibile sui propri aeromobili, senza per questo appesantire o complicare il flusso di lavoro del personale.

Applicare procedure di questo tipo alla gestione di un’agenda professionale consentirebbe , se non di azzerare, sicuramente di contenere il fenomeno delle postazioni “orfane” del paziente previsto con strumenti semplici e automatizzabili: promemoria automatici della visità con possibilità di conferma con un “tap” da parte del paziente, sistemi di gestione di liste d’attesa e ricerche intelligenti degli spazi disponibili in agenda, così come per un volo passeggeri le poltrone dello studio potrebbero essere oggetto di una gestione attiva ed efficiente di tipo digitale, liberando risorse da poter utilizzare per la soluzione di altre problematiche.

I Software Gestionali Odontoiatrici più moderni offrono soluzioni intelligenti di gestione delle poltrone sia per quanto riguarda la mera organizzazione dell’agenda sia per la comunicazione attiva con il paziente ed ultimamente, i più aggiornati consentono anche calcoli di costo della poltrona e dei parametri utili a mantenerne alta la redditività. Valutare soluzioni simili potrebbe migliorare anche di molto la gestione economica dello studio introducendo una dinamica del lavoro molto più ordinata ed efficiente, meno stressante e come naturale conseguenza, più produttiva.